機密文書の共有が企業の情報漏洩リスクを高めている

近年、企業を取り巻くセキュリティ環境は大きく変化しています。
ランサムウェア攻撃や不正アクセス、サプライチェーンを狙った攻撃など、情報漏洩につながるセキュリティインシデントは年々増加しており、もはや業種や企業規模を問わず対策が必要な時代になりました。
多くの企業では、ネットワーク機器の保護やアクセス制御、ログ管理など様々なセキュリティ対策を実施しています。
しかし、その一方で見落とされがちなのが「文書の共有方法」です。
例えば、機密情報を含む文書を取引先へメール添付で送付する、クラウドストレージからダウンロードさせる、あるいはPDFとして配布するといった運用は、多くの企業で日常的に行われています。
しかし、文書を相手に渡した時点で、その機密文書に対する管理の主導権は自社の手を離れます。
どれほど厳重なセキュリティ対策を実施していても、一度社外へ渡った機密文書がどのように保管され、コピーされ、再配布されているかを把握することは容易ではありません。
これからの情報漏洩対策では、「侵入を防ぐ」だけでなく、「機密文書をどのように共有するか」という視点が重要になっています。

なぜ機密文書は情報漏洩するのか？ 渡した瞬間に主導権が移るという課題

多くの企業では、社内に対しては厳格な情報管理を行っています。
アクセス権限による閲覧制御、入退室管理、文書管理システムによるログ取得など、機密情報を保護するための仕組みは年々高度化しています。
しかし、社外との文書共有になると状況は変わります。
取引先との契約書、技術資料、図面、設計書、マニュアルなど、多くの機密文書はメール添付やクラウド共有によって受け渡されています。
もちろんパスワード付与や利用ルールの周知などの対策を実施している企業も少なくありません。しかし、それらは「機密文書を受け取った相手が適切に取り扱うこと」を前提とした対策です。

文書そのものを受け渡している以上、
　・第三者への転送
　・ローカルPCへの保存
　・USBへのコピー
　・紙への印刷
　・クラウドへの再アップロード
といった行為を完全に制御することはできません。
つまり、情報漏洩リスクの本質は「守り方」だけではなく、「文書の所有権と主導権が移ってしまうこと」にあります。
機密文書を渡すという行為そのものが、情報漏洩リスクを高める要因になっているのです。

文書共有の盲点 コンテンツセキュリティが後回しになっている理由

セキュリティ対策というと、多くの人はファイアウォールやVPN、不正アクセス対策などを想像します。
確かにこれらは重要です。しかし、企業の機密情報を守るためには、セキュリティを多層的に考える必要があります。
一般的に企業のセキュリティ対策は、
　・ネットワークセキュリティ
　・システムセキュリティ
　・コンテンツセキュリティ
の3つの層で考えることができます。

ネットワークやシステムの保護については、多くの企業が既に取り組んでおり、重要な課題であると認識されています。
一方で、機密文書そのものを守るコンテンツセキュリティについては、前項のとおり十分な対策が行われていないケースも少なくありません。
例えば、
　・機密文書がダウンロードできる
　・印刷を制限できない
　・コピーや再配布を防げない
　・閲覧後も文書が残り続ける
といった状態は珍しくありません。
企業としては「文書管理システムを導入しているから安心」と考えがちですが、実際には文書が利用者の手元に保存された時点で、新たな情報漏洩リスクが発生します。
これからの情報漏洩対策では、アクセスを制御するだけでなく、機密文書そのものをどのように保護するかを考える必要があります。  

「送る」から「見せる」へ 機密文書共有の新しいアプローチ

もちろん、メール添付やクラウドストレージによる共有が直ちに危険というわけではありません。
しかし、機密性の高い文書を扱う場合には、より厳格な管理が必要となるケースがあります。
では、機密文書の情報漏洩リスクを減らすためにはどうすればよいのでしょうか。
その答えの一つが、
　「送る」から「見せる」への発想転換
です。
従来の情報共有は、機密文書を相手へ送付することが前提でした。  

しかし、「見せる」という考え方では、文書そのものを渡しません。
機密文書は自社が管理するサーバー上に保管したままにし、利用者はブラウザ経由で閲覧のみを行います。

この方式であれば、
　・機密文書のダウンロード禁止
　・印刷禁止
　・コピー禁止
　・閲覧期限の設定
　・閲覧者情報の表示
といった制御が自社主導で可能になります。
つまり、必要な情報共有は行いながらも、機密文書自体は相手に渡さない運用を実現できます。
重要なのは、情報共有とセキュリティ対策を二者択一で考えないことです。
「共有するためにリスクを受け入れる」のではなく、「機密文書を渡さずに共有する」という新しい方法によって、業務効率と情報漏洩対策を両立できる時代になっています。

情報漏洩対策は「防ぐ」から「渡さない」へ  

情報漏洩対策というと、これまでは不正アクセスやマルウェア感染を防ぐための対策が中心でした。
もちろんそれらは今後も重要です。
しかし、企業が取り扱う機密情報の多くは、日々の業務の中で文書として共有されています。
どれだけ社内のセキュリティを強化しても、機密文書を社外へ配布し続けている限り、情報漏洩リスクをゼロにすることはできません。
これからの時代に求められるのは、
　「どう守るか」だけではなく、「どう渡さないか」
という視点です。
機密文書を相手へ送るのではなく、必要な情報だけを安全に見せる。

その結果、情報共有を維持しながら、情報漏洩リスクを抑え、セキュリティの主導権を自社で持ち続けることが可能になります。
情報漏洩対策の新たな選択肢として、今一度、自社の文書共有の方法を見直してみてはいかがでしょうか。

機密情報を「渡さず」守るには
・ハイパーギア　PsafeVIEW
　PsafeVIEWオプション