今の運用を変えずに始められる電子化｜PDFの自動振り分けで製造業の業務を効率化

「製造業で電子化したいけれど、現場の運用は変えられない…」
製造業のお客様から、このようなご相談をいただくことは少なくありません。
DXやペーパーレス化が進む中、多くの製造業でも電子化への取り組みが進んでいます。
しかし、製造業では品質管理や現場作業の特性から、紙を完全になくすことが難しいケースもあります。

そこでおすすめしたいのが、紙の運用はそのままに、保存・検索だけを電子化する方法です。
さらに、QRコードを活用すれば、スキャン後のPDFの整理まで自動振り分け機能によって実現でき、現場の負担を大幅に軽減できます。

この記事では、製造業で電子化が進みにくい理由と、紙の運用を変えずに電子化を実現する方法をご紹介します。

製造業で電子化・ペーパーレス化が進みにくい理由

近年、DXや電子契約などの普及により、紙をPDFに変換し効率化を図る企業は増えています。 

しかし、製造業では品質管理や現場業務との両立が求められるため、他業種と比較して電子化が思うように進んでいないのが現状です。 

紙の運用を変えずに電子化を実現する方法

製造業では、品質記録や検査記録、作業指示書など、紙での保管や運用が求められる書類が数多くあります。 
実際に弊社の製造業ユーザーへのアンケートでも、 
「品質記録として作業内容を残す必要があり、どうしても紙ベースとなる」という声が寄せられています。 
製造業の現場では紙が最も使いやすく、完全なペーパーレス化は現実的ではありません。 
「紙をなくすこと」を目的にすると、かえって現場の負担が増えてしまうこともあります。 
紙には、その場でメモを書き込める・持ち運びやすい・作業しながら確認しやすいといったメリットがあります。 

一方で、紙での運用には次のような課題もあります。 
　・保管スペースが必要になる 
　・過去の書類を探すのに時間がかかる 
　・紛失や劣化のリスクがある 
　・他部署との情報共有に時間がかかる 
といった課題もあります。 

そこでおすすめなのが、 
「現場では紙を使い、保存・検索だけを電子化する」という運用です。 
電子化することで、 
自席からすぐ閲覧できる・品番や製番で検索できる・保管スペースを削減できる・社内共有もしやすくなるなど、多くのメリットがあります。 

電子化の課題はスキャン後のファイル整理

製造業では書類を電子化しても、多くの現場ではスキャン後に「PDFファイル名を変更し、フォルダを振り分け、保存先を確認する」といった作業が残っています。

繁忙期には大量のPDFを一つずつ整理する必要があり、時間がかかるだけでなく、保存先の間違いや入力ミスといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。

OCRだけでは解決できないケースもある

スキャン後のPDFファイル整理を始める際、まずOCRを検討される企業は少なくありません。 
OCRは、スキャンした画像内の文字を読み取り、テキストデータへ変換する技術です。 
製造業の帳票の内容をそのまま利用できるため、既存のフォーマットを変更せずに電子化できる点は大きなメリットです。 

一方で、「0」と「O」「1」と「L」など形の似た文字は誤認識が発生することがあります。 
また、スキャン時の傾きや解像度、印字品質によって認識率が左右されるため、 
最終的に担当者が認識結果を確認・修正する手間が発生するケースもあります。 

QRコードを活用すれば、スキャン後の作業まで自動化できる

製造業の帳票管理では、QRコードを活用した電子化が有効です。
あらかじめ帳票へ管理番号、品番、製番、ロット番号などの情報をQRコードとして印字しておけば、スキャン後にその情報を読み取り、「PDFの自動リネーム・フォルダへの自動振り分け・指定場所への保存」までを正確に自動で行えます。
QRコードは文字を解析するOCRとは異なり、コードに記録された情報を読み取るため、誤認識が起こりにくいことも大きな特徴です。 

【成功事例】月13,000枚もの書類を電子化してQRでの運用を行ってみた結果

実際に、QRコードを活用してスキャン後のPDFファイルを自動振り分けにて管理した事例をご紹介します。 

実際に弊社製品のQRコードによる自動振り分け機能をご活用いただいたのは、機械の品質検定を行う検定機関様です。
繁忙期には月13,000～14,000枚の検定証明書を発行しており、証明書をスキャンした後、担当者がPDFのリネームやフォルダ振り分けを手作業で行っていました。

当初はOCRによる電子化も検討されていましたが、認識精度や確認作業の負担を考慮し、QRコードを活用した自動振り分け機能の運用をご提案しました。

証明書を印刷する際に、管理番号や品名、製番をQRコードとして自動で印字。
検定終了後は、証明書をまとめてスキャンするだけで、QRコードの情報をもとに 
「PDFのリネーム・フォルダ自動振り分け・フォルダ保存」までが自動で行われる仕組みです。 
担当者が行う作業は、これまで通り証明書を印刷し、スキャンするだけ。 

QRコードを活用した運用により、以下のような効果が得られました。

　・PDFの自動リネーム・自動振り分け・自動保存を実現 
　・担当者の作業負担を大幅に軽減 
　・誤認識がなく、確認・修正作業を削減 
　・従来の運用を変えずに電子化を実現 
その結果、繁忙期でも大量の証明書を効率よく管理できるようになりました。

紙の運用を変えずに電子化を始めるには、電子化は、必ずしも紙をなくすことではありません。

製造業の現場で使いやすい紙の運用はそのままに、保存・検索・共有だけを電子化することで、 現場への負担を増やさず業務効率を向上させることができます。
特に、スキャン後の書類整理に時間がかかっている企業では、QRコードを活用した書類の自動振り分けによって、日々の業務を大幅に効率化できる可能性があります。
弊社では、WordやExcelで作成したPDFファイルへQRコードを自動で付与できる「QRオートプリンタ」と、スキャン後のPDFファイルを自動でリネーム・振り分け・保存できる「PscanServPlus(ピースキャンサーブプラス)」をご提供しています。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
「製造業の現場運用は変えたくない。でも電子化は進めたい。」 

そのような課題をお持ちの企業様は、お気軽にご相談ください。