書類の電子化に取り組んでいるのに、なかなか終わらない。スキャンはしたものの、ファイル名の付け直しやフォルダへの振り分けに時間がかかる。そんな悩みはありませんか。

電子化というと、まずOCRが思い浮かびます。ただ、書類によっては、QRコードを使うほうが向いている場合があります。この記事では、OCRとQRコードの違い、使い分けの考え方、QRコードで電子化する具体的な方法を解説します。

電子化が進まないのはなぜか

取り組んでいても、7割以上は「道半ば」

ハイパーギアが製造業の従事者に行ったアンケート（2025年1〜5月、回答者96名）では、電子化に「取り組みも検討もしていない」と答えた人は0%でした。一方で、「概ね対応が完了している」は27%にとどまります。69%は「取り組んではいるが、さらに対応が必要」、4%は「取り組んではいないが、検討中」で、あわせて73%がまだ電子化の途中にいます。

最大の障壁は「手が回らない」こと

電子化の障壁として最も多かったのは、「電子化を進めたいが、日々の業務が優先となり、手が回らない」（57%）でした。

現場で頻繁に使う書類ほど、手つかずになりやすい

電子化したい文書で最も多かったのは、作業指示書、作業報告書、仕様書などの現場書類を挙げる声（73%）です。工程書、点検記録、検査記録も挙げられています。

現場書類は、日々の業務の中で頻繁に使われます。忙しいほど、そして使う頻度が高いほど、電子化のために手を止める余裕がなくなります。電子化を進めるには、現場の手間をかけずに済む方法が求められます。
※製造業を対象とした調査ですが、紙の書類を現場で日常的に使う職場には、共通しやすい課題です。

１．OCRの特徴と、運用での課題

OCRとは

OCR（光学文字認識）は、紙の書類の文字を読み取り、テキストデータに変換する技術です。文字の「形」を読み取り、その意味を推測して変換します。書式が定まっていない文書にも柔軟に対応できることが、大きな強みです。
株式会社ハンモックの調査（2025年7月、情報システム部門などの担当者430名）では、約6割が全社または一部の部門でOCRを導入していました（n=340）。OCRを活用したDX推進に前向きな人は約8割です（「必要性は感じているが、具体的な計画はまだない」を含む）。OCRは、電子化で広く使われている代表的な手法です。

出典：株式会社ハンモック「ペーパーレス化に関する実態調査」
・調査詳細： https://hmk.web-tools.biz/dcs/download/media_pe-less_ocr_paperless/
・PR TIMES： https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000421.000052725.html

推測の仕組みゆえに、確認・修正の工程が発生する

一方で、OCRは推測に基づく仕組みのため、読み取り精度は、「0（ゼロ）」と「O（オー）」のような類似文字や、書類の状態などに左右されやすくなります。正確性を担保するには、認識結果を人が確かめ、必要に応じて直す「目視チェック・修正」の工程が前提になります。
たとえば、認識結果からファイル名を付ける場合、「見積り-A103.pdf」が「見壬責り-ALB.pdf」のように、別の文字に読み取られることがあります。こうしたとき、運用では次のような問いが生まれます。

• 確認の作業は、誰が、いつ行うのか
• 正しい結果は、どのように確認するのか
• 修正のルール（「見積り」か「見積」か、半角か全角か）は、どう決めるのか

この確認・修正の手間を、なくす方法はないのでしょうか。そこで選択肢になるのが、QRコードです。

２．QRコードで電子化できる仕組みと、OCRとの使い分け

QRコードとは

QRコードは、文字情報を「模様」に置き換えたものです。見た目は白黒の模様ですが、中には文字列や番号などの情報が入っています。1994年に、工場の在庫管理を効率化するためにデンソーウェーブが開発し、現在は決済やチケットなど、幅広い場面で使われています。共通の規格に基づくため、コードを作る人や、読み取る機器が違っても、同じ情報を取得できます。
書類に付ける場合は、書類の種類（契約書、注文書など）、取引先名や顧客番号、発行日・受領日、管理番号などを入れることができます。

OCRは「推測」、QRコードは「内包」

OCRは、文字の形を読み取り、意味を「推測・変換」します。確率に基づくため、誤認識の可能性が残ります。
一方、QRコードは、情報そのものをコードの中に埋め込み、そのまま取得します。データそのものを読み込むため、コードを読み取れた場合には、内容を取り違えることがありません。スキャン後の目視チェック・修正の工程が要らなくなるのは、この仕組みによるものです。

QRコードの3つの特長

① たくさんの情報を入れられる

QRコードに入る情報量は、最大で、数字のみで7,089文字、英数字で4,296文字、漢字・かなで1,817文字です。一般的なバーコードが数十文字程度であるのと比べると、大きな違いです。ただし、これらは誤り訂正レベルが最も低い場合の最大値で、レベルを上げると入る情報量は小さくなります。また、情報量を増やすほど、コードのサイズも大きくする必要があります。

② 向きを気にせず読める

QRコードの3つの角には「切り出しシンボル」と呼ばれる目印があり、どの角度から読み込んでも、一瞬で位置と向きを判定できます。書類の置き方やスキャンの角度を気にせず、360°どの方向からでも自動で正確に読み取れます（自動正立）。

③ 汚れや欠損に強い

一部が汚れたり破損したりしても、元のデータを復元できる仕組み（誤り訂正）があります。誤り訂正レベルを最も高くした場合、最大で約30%の欠損まで復元できます。ただし、欠損がこの範囲を超えるなど、コード自体が読み取れない場合は、別の対応が必要です。

OCRとQRコードの使い分け

QRコードは、確認・修正の手間がなくなるのではなく、手間がかかる工程がスキャンのあとから、スキャンの前（QRコードの作成）に移る手法です。そのため、書類の特性で選ぶことが大切です。

OCRが向く場面

• 非定型の文書を、全文検索の対象にしたい
• 既存の文書のレイアウトを、一切変えたくない
• 外部から受け取る、さまざまな形式の文書に幅広く対応したい

QRコードが向く場面

• データの正確性と、それに基づく自動仕分けを最も重視したい
• 自社で発行する時点で、情報をあらかじめ埋め込める書類を扱う
• 汚れや破損が想定される現場環境で運用したい

なお、二つは組み合わせることもできます。たとえば契約書の電子化で、QRコードでファイル名と保存先を決め、同時に全文OCRで中身を検索できるPDFにする方法があります。仕分けの正確さはQRコードで、検索のしやすさはOCRで、それぞれの強みを生かせます。

３．QRコードで電子化する具体的な方法   

書類の種類で、2つのパターンを使い分ける

パターン①　書類に直接QRコードを付ける：自社で発行する書類（例：申請書、稟議書、作業報告書）
パターン②　QRコード付きのカバーシートを挟む：受け取った文書、過去分の文書

自社で発行する書類は、発行する時点で情報を埋め込めるため、直接QRコードを付けられます。すでに紙になっている受領文書や過去分は、QRコード付きのカバーシートを先頭に挟んでスキャンします。

スキャンから保存までの流れ

１．QRコードを付けた書類をスキャンする
２．QRコードの情報を、項目ごとに読み取る（例：書類種別＝契約書、会社名＝A社、管理番号＝A-001）
３．決めておいた命名ルールで、ファイル名を付けて保存する（例：「契約書_A社_A-001.pdf」を、契約書フォルダへ振り分け）

QRコードに入れる項目と命名ルールは一例で、運用に合わせて決めます。
こうした処理には、フォルダに入ったファイルを自動で処理する「フォルダ監視型」のソフトを使います。

QRコードでの電子化を、自動化するという選択肢   

QRコードでの電子化を、人の手に頼らず運用する方法があります。
ここでは、課題ごとに、弊社の製品を紹介します。

自社発行の書類にQRコードを付けたい場合
　Word・Excelから印刷するときに、QRコードを付けて出力できます。弊社の「HGQRオートプリンタ」は、
　この課題に応える製品です。

受領文書や過去分の電子化に、カバーシートを使いたい場合
　基幹システムなどのCSVデータから、QRコード付きのカバーシートをPDFで出力できます。
　弊社の「HGQRオートジェネレータ」は、この課題に応える製品です。

スキャンしたあとの作業を自動化したい場合
　QRコードの情報をもとに、ファイル名の変更、フォルダ振り分け、ファイル分割などを自動で行えます。
　弊社の「PscanServPlus」は、この課題に応える製品です。

 まとめ

• 電子化が進まない大きな理由は、日々の業務に追われて手が回らないこと。現場で頻繁に使う書類ほど、手つかずになりやすい傾向があります。
• OCRは、非定型の書類にも柔軟に対応できる一方、推測の仕組み上、確認・修正の工程が前提になります。
• QRコードは、情報そのものを埋め込むため、読み取れれば内容を取り違えません。一方で、書類に事前にコードを付ける必要があります。
• どちらが優れているかではなく、書類の特性で選びます。組み合わせることもできます。

まずは、発行する数が多く、仕分けに手間がかかっている書類を1種類選び、QRコードが向いているかを考えてみてください。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。