技術を持っているだけでは、先使用権は認められない

研究開発や製造の現場では、日々さまざまな技術やノウハウが生み出されています。
こうした知的財産を守る方法として、多くの人がまず思い浮かべるのは特許出願かもしれません。しかし実際には、すべての技術を特許として公開するとは限りません。

特許出願によって技術内容が公開されることを踏まえ、競争優位の源泉となる技術については、あえて特許化せずノウハウとして管理する戦略を選択する企業もあります。製造条件や設計ノウハウ、品質管理の手法などは、その代表的な例です。

一方で、技術を秘匿する場合に重要になるのが「先使用権」です。
もし他社が同じ技術について特許を取得したとしても、自社がその特許出願より前から発明し、日本国内で実施または実施の準備をしていたことを立証できれば、継続してその技術を利用できる可能性があります。

しかし、先使用権は単に「以前から使っていた」と主張するだけでは認められません。
求められるのは、
いつ、どのように技術が生まれ、どのように事業へ活用されていたのかを、客観的な証拠によって示すこと です。
近年は研究ノートや設計図面、試験結果なども電子データで管理されることが一般的になりました。

そのため、
　・どの文書を残すべきか
　・電子データをどのように証拠として残せばよいのか
　・「管理」と「立証」の違いは何か
を理解しておくことが、先使用権を考えるうえでますます重要になっています。
本記事では、先使用権の立証という観点から、企業が残しておくべき証拠について解説します。

先使用権の立証に必要な証拠は、日々の業務の中にある

先使用権の立証というと、特別な契約書や公的な証明書が必要だと思われることがあります。
しかし実際には、立証に必要となる資料の多くは日々の業務の中で自然に作成されています。

例えば研究開発部門であれば、研究ノートや実験ノート、実験報告書、発明提案書などが該当します。
これらの文書には、発明の着想から検証までの過程が記録されており、「いつ頃からその技術に取り組んでいたのか」を示す材料になります。

設計・製造部門では、設計図面や仕様書、製造条件などが重要です。
研究段階で生まれたアイデアがどのように具体化され、実際の製品や工程へ落とし込まれていったのかを示す資料だからです。

また、品質保証部門の検査記録や試験成績書は、技術が実際に運用されていたことを示す記録となります。
さらに、見積書や稟議書、発注書類、事業計画書といった事業関連文書は、その技術について事業化の準備や実施が進められていたことを裏付ける資料になり得ます。

なぜなら先使用権では、発明の存在だけでなく、その技術を事業として実施していたこと、または実施の準備を行っていたことも重要になるからです。

例えば、
　・研究ノートで発明の存在を示し、
　・設計図面で具体化の状況を示し、
　・試験成績書で技術の有効性を示し、
　・見積書や発注書で事業化準備を示す。

このように複数の資料を組み合わせることで、研究開発から事業化に至るまでの流れを時系列で説明できるようになります。
資料でも、発明の完成だけではなく、研究開発行為から事業準備に至る一連の経緯を総合的に立証することが有効であると説明されています。

つまり、先使用権の立証に必要な証拠は特別な場所にあるのではなく、日常業務の中にすでに存在しているのです。
重要なのは、それらを必要な時に提出できる形で残しておくことです。

「管理している」と「証明できる」は違う

ここで一つ注意したい点があります。
それは、「管理している」と「証明できる」は同じではないということです。

多くの企業では技術文書をファイルサーバーやクラウドストレージで管理しています。
例えば、フォルダを整理し、アクセス権を設定し、更新日時が残る状態で運用している企業も少なくありません。
こうした取り組みは、情報管理の観点では非常に重要です。
しかし、先使用権の立証という観点では、それだけでは十分とは言えません。
なぜなら、「ファイルが保管されていること」と「そのファイルが証拠として通用すること」は別だからです。

例えば、設計図面や実験報告書に作成日が記載されていたとしても、その日付が後から書き換えられていないことを第三者が確認できるとは限りません。
ファイルの更新日時についても同様です。社内では適切に運用していたとしても、第三者から見れば「本当にその日時だったのか」を判断することはできません。
先使用権を主張する場面で問われるのは、「社内でそう管理していた」ことではなく、「第三者から見ても信頼できる形で記録が残されているか」という点です。

そのため、技術情報を守るためには、単に保存場所を確保するだけでなく、将来必要になったときに証拠として活用できる状態で記録を残すことが重要になります。

電子データを証拠として残すために必要な考え方

近年の業務では、研究ノートや設計図面、試験結果などの多くが電子データで扱われるようになりました。
DX推進やペーパーレス化が進む中で、この流れは今後さらに加速していくでしょう。
一方で、電子データには紙の文書とは異なる特徴があります。
電子データは複製や共有が容易であり、編集しても外見上の変化が分かりにくい場合があります。

そのため、後から見たときに、「いつ作成されたものなのか」「途中で変更されていないのか」を判断することが難しくなります。
そこで重要になるのが、存在証明と非改ざん証明という考え方です。
存在証明とは、「ある時点で、そのデータが確かに存在していた」ことを示す考え方です。

一方の非改ざん証明とは、「その時点から現在まで、内容が変更されていない」ことを確認できる状態を指します。
例えば、研究が始まった時期、発明が具体化された時期、設計が確定した時期、事業化の準備が進められた時期などを、それぞれの業務記録と結び付けながら保存しておくことで、将来必要になった際に経緯をたどれるようになります。
特許庁が公表している「先使用権制度の円滑な活用に向けて－戦略的なノウハウ管理のために－（第2版）」 でも、先使用権を立証するためには、研究開発から事業実施に至るまでの経緯を示す資料を継続的に残していくことの重要性が説明されています。
将来どの文書が重要な証拠になるかを、事前に正確に予測することはできません。

そのため、一部の特別な文書だけを残すのではなく、研究開発から事業化までの過程で作成される電子データ全体を、証拠として活用できる形で残していくことが重要です。

自社の状況を確認してみましょう   

ここまで読んで、「自社では十分に対応できているだろうか」と感じた方もいるかもしれません。

先使用権の立証は、問題が起きてから準備することができません。
研究開発や設計、製造の過程で日々生まれる記録を、どのように残し、管理していくかが重要になります。

まずは次の項目を確認してみてください。
　□ 特許を出願せず、社内で秘匿したい技術やノウハウがある
　□ 発明から事業化までの経緯を、時系列でたどれる記録が残っていない
　□ 記録の日付が更新日時など社内で変更可能な情報だけになっている
　□ 「後から書き足していない」と言える根拠が電子データにない
　□ 研究ノートや図面の保管場所が担当者ごとに異なる
　□ 他社出願に対して「それ以前から実施していた」と示す準備ができていない

当てはまる項目が多いほど、電子データの残し方や証拠保全の方法を見直す余地があるかもしれません。
先使用権で問われるのは、「技術を持っていたこと」そのものではありません。
技術を保有していたことや事業化に至る経緯を、客観的な証拠によって立証できることです。
特に電子データ中心で業務を進める現在では、文書を保管しているだけでは十分とは言えません。
いつ存在していたのか。
その後改ざんされていないのか。
必要になったときにすぐ取り出せるのか。
そうした観点も含めて、証拠として活用できる状態で記録を残しておくことが重要です。