■情報漏洩リスクが高まる今、機密文書の管理が企業課題に

機密文書と聞くと、経営戦略資料や顧客情報など、一部の人が扱う文書とイメージされる方も多いのではないでしょうか。
しかし、実際は、技術文書、契約書、営業資料など、日常業務で扱う文書にも機密性の高い情報が多く含まれています。
こうした文書を管理することは、システムを管理する情報システム部門だけでなく、実際に文書を扱うユーザ部門にとっても重要な課題です。

近年急増している情報漏洩問題は、ランサムウェア攻撃や内部不正といった悪意あるケースだけでなく、人為的なミスに起因したケースもあり、日常業務の中で発生するリスクが高まっています。
さらに、テレワークやクラウドサービス活用の普及によって、文書を安全に共有しながら業務効率も維持することが求められるようになりました。
そのため、企業には、情報を守りつつ安全に共有できる仕組みの構築が求められています。

しかし、情報漏洩対策は、経営層や管理部門と現場部門で重視するポイントが異なるため、認識のギャップや運用上のジレンマが生じる場合があります。

今回は、そうした課題を「情報の機密性」と「情報共有の必要性」の2軸に基づいて整理・可視化し、情報漏洩対策と業務効率化を両立するために必要な考え方について解説します。

参照：
独立行政法人 情報処理推進機構,「情報セキュリティ10大脅威 2026 [組織編]

株式会社東京商工リサーチ,TSRデータインサイト「上場企業の「個人情報漏えい・紛失」事故　2番目の180件発生、漏えい人数は約2倍増の3,063万人分

情報漏洩対策で認識のギャップが生じるのはなぜか

情報漏洩対策における認識のギャップは、経営層や管理部門と現場部門で、求められる役割や業務内容が異なること、また日頃扱う文書や重視する観点が異なることが一因と考えられます。
経営層や管理部門は、経営計画・人事/給与情報・顧客情報など、万が一情報漏洩した場合、企業へ大きな損失をもたらすような極めて機密性の高い情報を扱う機会が多いです。 そのため、情報漏洩対策を検討する際は、情報へのアクセス制限や暗号化など、強固なセキュリティを重視する傾向があります。

一方、現場部門は、業務マニュアルや技術文書などを社内外の関係者と共有し、業務を進める場合があるため、「いかに安全性を確保しながら円滑に情報共有するか」を重視します。
どちらの考え方も正しく、企業活動を継続する上で欠かせないものです。
重要なのは、こうした認識の違いによって対立するのではなく、なぜその違いが生じるのかを理解し、共通認識を持つことです。
その際に有効なのが、「情報の機密性」と「情報共有の必要性」の2軸に基づいて整理する考え方です。

「情報の機密性」と「情報共有の必要性」の2軸で整理する文書管理

企業で扱う文書は、その利用シーンや性質によって大きく4つに分類できます。 限られた人だけが利用する文書もあれば、多くの関係者と共有する文書もあります。 そのため、情報漏洩対策を検討する際は、すべての文書を同じセキュリティ基準で管理するのではなく、それぞれの利用シーンや性質に応じた対策が必要です。

下記の図1は、企業で扱う文書を「情報の機密性」と「情報共有の必要性」の2軸に基づいて整理し、4象限に分けたものです。

① 情報の機密性が高く・情報共有の必要性が低い
経営計画・人事/給与情報・顧客情報など、特定の部署や業務・限られた人だけが利用する文書が該当します。
情報共有の必要性が低いため、厳格なアクセス権管理や権限設定が必要です。
経営層や管理部門は、「機密」というキーワードを聞くと、最初にこの第1象限をイメージすることが多く、「機密文書は厳格に管理するべき」という考え方につながります。

② 情報の機密性が低く・情報共有の必要性も低い
他社のリリース情報や特許情報、競合情報、市場調査結果情報などが該当します。
機密性が低く、共有の必要性も高くないため、アーカイブ化や、場合によっては廃棄も視野に入ります。

③情報の機密性が低く・情報共有の必要性が高い
自社製品の資料や公開マニュアル、広報資料、IR情報など、社内外問わず多くの人々への共有する文書が該当します。
セキュリティで守るより、周知するための施策検討が必要です。

④ 情報の機密性が高く・情報共有の必要性も高い
業務マニュアル、技術文書、品質管理マニュアル、共同開発資料など、機密性が高いが、社内だけでなく協力会社やサプライチェーンなどの関係者との情報共有の必要性も高い文書が該当します。
第4象限は、第1～3象限とは違い、情報の保護と円滑な情報共有、2つのバランスがとれた仕組みの構築・運用が求められます。

「情報の機密性が高く・情報共有の必要性も高い」文書が抱える課題

「情報の機密性が高く・情報共有の必要性も高い」という性質の文書は、情報漏洩対策において最も運用上の課題が生じやすいです。こうした文書は、企業の重要なノウハウや機密情報を含んでいます。
しかし、社内関連部署だけでなく、海外拠点や協力会社にサプライチェーンなど、社外関係者とも共有しなければ、業務が進まないケースも少なくありません。
セキュリティや管理方法が厳しすぎると、必要な人が必要な情報にアクセスしづらくなり、業務効率が低下します。 反対に、利便性を優先すると、ファイルのメール添付や自由なダウンロードを認める運用になり、誤送信や不正な持ち出しによる情報漏洩リスクが高まります。

つまり、第4象限では、セキュリティと利便性のどちらか一方を重視しても十分ではありません。 情報を適切に保護しながらも、必要な相手へ円滑に共有できる運用や仕組みを整えることが重要です。  

しかし、「見せる」という考え方では、文書そのものを渡しません。 機密文書は自社が管理するサーバー上に保管したままにし、利用者はブラウザ経由で閲覧のみを行います。

セキュリティと利便性のバランスがとれたハイパーギアの「PsafeVIEW」  

このような課題を解決する手段として、文書の閲覧を安全かつ円滑に行うための仕組みが活用されています。
ハイパーギアの「PsafeVIEW」は、機密文書の保護と円滑な情報共有を実現するPDFセキュリティソリューションです。
Webサイト上で公開するファイルを暗号化PDFに変換し、Webブラウザから専用のPDFビューアを通して閲覧することにより、ダウンロード禁止・印刷/編集/テキストコピー禁止・閲覧有効期限設定といったセキュリティ制御を実現します。
また、閲覧者側のPCやスマートフォン、タブレットへの専用アプリのインストールは不要です。
たとえば、製品カタログやマニュアルなどをWeb上で公開したい場合や、協力会社や海外子会社など社外関係者へ技術文書を共有したい場合に活用できます。文書の無断転載や二次利用を防止しながら、円滑な情報共有を実現します。

情報漏洩対策と業務効率化を両立するために  

機密文書の管理では、単に情報を守るのではなく、必要な人に必要な情報を安全に共有できる仕組みを整えることが大切です。近年は社内外との情報共有の機会が増加しており、情報漏洩対策と業務効率化の両立がこれまで以上に求められています。
機密文書の管理方法を見直す際には、自社の業務や運用に合わせた仕組みを検討・選択してください。