デジタル・ファイリング・オートメーション デジタル・ファイリング・オートメーション Digital Filing Automation, DFA

ハイパーギアが長年開発してきた、電子文書・電子化文書の情報を認識する技術を活用した、業務の効率化・自動化を実現するソリューションです。<br />
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複合機やスキャナでスキャンした後の電子ファイルの処理を手作業で行っていては作業工数を減らすことができません。<br />
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・ファイル名を業務ルールに合わせて変更<br />
・担当部署・担当者のフォルダに保管<br />
・ファイル内容を確認して処理や保管単位にファイルを分割<br />
・文書を見ながら業務システムへ手入力<br />
こういった手作業は、すべて文書内の情報を自動的に認識することで自動化することができます。<br />
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ハイパーギアのDFAソシューリョンは、紙文書の電子化による業務効率化の課題を解決します。

ハイパーギアが長年開発してきた、電子文書・電子化文書の情報を認識する技術を活用した、業務の効率化・自動化を実現するソリューションです。

複合機やスキャナでスキャンした後の電子ファイルの処理を手作業で行っていては作業工数を減らすことができません。

・ファイル名を業務ルールに合わせて変更
・担当部署・担当者のフォルダに保管
・ファイル内容を確認して処理や保管単位にファイルを分割
・文書を見ながら業務システムへ手入力
こういった手作業は、すべて文書内の情報を自動的に認識することで自動化することができます。

ハイパーギアのDFAソシューリョンは、紙文書の電子化による業務効率化の課題を解決します。

電子文書の認識技術

◎OCR
紙文書や画像ファイルのPDF変換と同時に、高精度OCRにより全文検索できるテキスト付きPDFに変換します。

◎帳票OCR/エリア指定OCR
帳票のタイトル、パターンを登録し、帳票種類を特定、エリア指定により必要な情報をOCRで読み取ります。

◎QRコード/バーコード
紙文書をスキャンして電子化する際、 文書内のQRコードやバーコードを認識し、分割、リネーム、フォルダへの振分など、
従来手動でしかできなかった作業を自動化します。

◎認識結果の出力
QRコード内の情報をCSVデータとして出力することで、文書記載の情報を文書管理システムや業務システムへ自動登録します。

電子文書の自動ファイリング

◎ファイル名リネーム
複合機やスキャナで自動付与されるファイル名は業務上の意味を持ちませんが、
一定のルールでファイル名をつけることによりファイルの自動処理を可能にします。
・連番、サフィックスなど、一定のルールによるリネーム
・OCR、バーコード、QRコードから認識した情報でリネーム

◎フォルダ振り分け
一定のルールでファイルを自動識別し出力フォルダに振り分けます。フォルダが存在しない場合は自動的に新規作成します。

◎ファイル分割
複合機やスキャナで複数の文書をまとめてスキャンすると1つのPDFファイルで出力されます。
1文書・1ファイルとなるよう、文書の区切り判定条件を指定して、文書毎のPDFに分割します。
・OCR、バーコード、QRコードを認識したページで分割。
・白紙などを仕切り

◎ファイル結合
複数のPDFファイルを1ファイルに結合することにより、別々にスキャンした文書を1つのPDFファイルで管理できます。

◎ファイル添付
Officeファイル、動画ファイル、音声ファイルなど、文書以外のファイルもPDFファイルに添付することで、ファイル管理やPDFファイルとしてタイムスタンプ、電子署名の付与ができます。

システム連携

◎文書処理後のプログラム自動起動
紙文書をスキャンしOCR処理した後、RPA/RDAやシステム連携コマンドなどを実行し、認識結果の出力ファイルからデータを各種システムに自動登録します。

◎処理結果の通知
文書処理結果をメールで通知します。

真正性保証

◎タイムスタンプ
電子文書が「いつ」の時点で存在し、それ以降改ざんされずに証拠性を保っている事を第三者的に証明することができます。

◎電子署名
電子文書を、「誰が」作成したかを証明することができます。
電子署名法により、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は、真正に成立したもの(本人の意思に基づき作成されたもの)と推定されます。

セキュリティ

◎PDF利用制限
編集禁止、印刷禁止、コピー禁止など、PDFの編集操作を禁止し、二次利用を防止することができます。
Openパスワードを設定することもできます。

◎配布制限PDF
暗号化したPDFをWebブラウザ内でのみ閲覧することができ、閲覧を許可するWebサイトを限定します。
閲覧可能な有効期間を設定することで、一定期間のみ閲覧可能にします。
閲覧可能条件を満たさない場合、PDFがクライアントで閲覧できないため、PDFファイルの不正利用を防止することができます。

◎透かし挿入/ヘッダー・フッター設定
PDFの前面または背面に表示されるテキストや画像で、「秘密」の明示や所有者の表示ができます。

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