証憑アーカイブ

  • 概要
  • 特徴
  • 機能
  • ユース
    ケース
  • 対応OS・価格表

概要

2005年(平成17年)から取り組んでいる電⼦帳簿保存法対応・導⼊・運⽤の経験をもとに開発したWWDS証憑アーカイブは、
⽬視確認専⽤ビューワ(目検)やタイムスタンプの付与・⼀括検証、⽂書検索機能を搭載し、
国税関係書類の保存に必要なすべての機能を搭載した⽂書アーカイブシステムです。
スキャナ保存、電⼦取引、発⾏書類の電⼦保存に完全対応。
各種ワークフローやERPとの連携機能により、企業の⽂書保存の中核となるシステムです。

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機能構成図

電⼦帳簿保存法に対応し国税関係書類保存に必要な全ての機能搭載したオールインワン・パッケージです。

機能構成図

製品の特徴

POINT 01

全ての
電子帳簿保存法に対応

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POINT 02

制度創設時から公益社団法人
日本文書情報マネジメント協会
(JIIMA)の認証を受けています

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POINT 03

豊富なコンサルティング実績
[法的要件説明・運用・
業務フロー・文書管理規定](有償)

POINT 04

お客様の業務フローに最適な
システム連携を実現

POINT 05

電子帳簿保存法の
改正に早期対応

進め方

WWDS証憑アーカイブは、検討から導⼊・運⽤⽀援までワンストップサービスを提供しています。
お客様の書類について、国税関係書類の判別、業務フロー検討、他システム連携から運⽤までコンサル⽀援いたします。

1
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要件確認

  • 電子帳簿保存法説明
  • 製品説明
  • 要望事項ヒアリング(書類名称、書類数、業務フローなど)
  • 提案書作成
  • 費用提示
2
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導入検討支援

  • 証憑確認
    • (国税関係書類確認、重要書類 / 一般書類など)
  • 業務フロー確認
  • 経理システム、ワークフローなど
    • 既存システム連携確認
  • 導入環境提案
3
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基本設計

  • 基本設計書作成
  • システム連携仕様作成
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電子帳簿保存法
対応支援

  • 法令適合性チェック
  • 業務フロー作成支援
  • 事務処理規程作成支援
  • 文書管理規程作成支援
  • 検査体制アドバイス
5
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運用設計

  • 導入設計
  • サーバ設定書確認
6
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導入作業

  • 導入準備
  • 導入作業
  • 管理者トレーニング
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保守

  • 保守サポート
  • 法令要件改正対応

法要件については、電⼦帳簿保存法の第⼀⼈者で弊社顧問の袖⼭喜久造税理⼠と連携。
難しいケースの法要件適合性については、袖⼭税理⼠に相談することができます。

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顧問契約コンサルタント

SKJ総合税理士事務所 所長・税理士 弊社顧問 袖山 喜久造 氏

国税専門官として1989年4月東京国税局入局。1994年7月から東京国税局調査部に勤務。国税庁調査査察部調査課、東京国税局調査第一部特別国税調査官・情報技術専門官、調査開発課情報技術専門官等の勤務を経て、2012年7月小石川税務署税務署法人課第1部門統括官を最後に退職。2012年11月から神田淡路町にて税理士事務所を開業。

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こんなお客様にオススメ

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すべての国税関係書類電⼦保存に対応し、DX対応を検討している

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ペーパーレス化を推進し、社内業務効率化を実現したい

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社内各システムと連携し、社内業務効率化を実現したい

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電⼦取引だけでなく、スキャナ保存にも対応したい

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JIIMA認証取得ソフトを採⽤したい

国税庁電⼦帳簿保存法概要 Icon

機能

WWDS証憑アーカイブは、すべての電⼦帳簿保存法書類保存(スキャナ保存、電⼦取引、発⾏書類の電⼦保存)に対応できます。

スキャナ保存

画⾯上で書類確認(解像度・階調確認含む)と検索属性の確認・修正ができるEntry Toolを利⽤し、⼊⼒業務効率化を実現したスキャナ保存システムです。
QR認識、バーコード認識、OCR認識は⾃動で⾏うため、スキャン後はEntryToolで確認するだけ。検索属性の⼿⼊⼒がなくなり、効率よく登録が可能です。
また、どのメーカーのスキャナ・複合機にも対応しています。

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EntryTool

書類の確認、検索属性の確認・修正が可能なクライアントビューワです。
①QR認識、バーコード認識、OCR認識等で認識された、検索属性(⽇付、⾦額、取引先名など)の確認と修正ができます。
②Acrobat Readerではできない、解像度、階調(法要件)が簡単に確認できます。
③⼊⼒者情報(法要件)を⾃動設定できます。

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電子取引&電子書類

あらゆるファイルを効率よく保存でき、⼊⼒業務効率化を実現した電⼦取引・電⼦書類ファイル保存システムです。 WWDS証憑アーカイブでは、真正性を確実に担保する観点から電⼦取引についてもすべてのファイルにタイムスタンプを付与します。 PDFを知り尽くした弊社ならではの機能により、登録業務の効率化が実現できます。

できること

  • セキュリティ付PDFやタイムスタンプ付PDF、WordやExcelファイルは、ファイル添付機能によりタイムスタンプ付与し保存できます。
  • 書類フォーマットが統⼀されているファイルについては、⽇付、⾦額、取引先等、PDF内テキストを直接取り出し⾃動保存することができます。
  • 関連する複数ファイルを結合して保存することができます。
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PDFデータ抽出機能

PDFデータ抽出とは、基幹システムやExcelなどで作成したアプリPDFが持っているテキストデータを抽出する技術です。
書類フォーマットが統⼀されたPDFファイルについて、⽇付、⾦額、取引先等テキスト情報を⾃動で取り出すことが可能で、⼿⼊⼒やコピー&ペーストが不要です。
①Word、Excelや業務システムから出⼒したテキスト付PDFが対象となります。
②AIOCRは、異なる技術でテキストデータを抽出するため、誤認識がなく修正作業が不要です。

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あらゆるファイルにタイムスタンプ付与が可能

電⼦取引・電⼦書類保存では、PDFだけでなくExcelやセキュリティ付与されたPDFなど様々なファイルを取り扱うシーンがあります。

  • Officeファイルなど、PDF以外のファイル
  • タイムスタンプや電⼦署名が付与されたPDF
  • 編集禁⽌などのセキュリティ設定されたPDF

このような場合、導⼊するシステムによってはエラーとなってしまうことがあります。
WWDS証憑アーカイブでは、受領したすべてのファイルを⾃動でPDFに添付することでタイムスタンプ付与を可能にしています。

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ファイルの結合が可能

電⼦取引・電⼦書類保存では、1案件で複数のファイルを受領する場合があります。
WWDS証憑アーカイブでは、複数のPDF、OfficeファイルやCSVなどあらゆるファイルを⾃動でひとつのPDFにまとめて添付することで、
わかりやすく管理できタイムスタンプ付与を可能にしています。

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他システム連携

業務効率化を実現するうえで、ワークフローやERP、経理システムとの連携は重要です。
WWDS証憑アーカイブは、「AgileWorks」「Create!Webフロー」「X-point」「楽々WorkflowII」等のワークフローや、
「SAP」「Compass-JA」「GLOVIA」等のERPと連携実績があります。

  • ワークフローで承認された、書類と承認情報を⾃動で保存したい。⽂書管理システムに再度⼿作業で保存したくない。
  • ワークフローでスキャンPDFの解像度や階調をチェックしたい。
  • 経理システムに⼊⼒した、⽇付や取引先名、⾦額といった重要な検索項⽬を⽂書管理に取り込みたい。
  • 経理システムや基幹システムから直接書類を表⽰したい。

など、お客様の声からシステム拡張を⾏っています。

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ワークフロー連携

承認ワークフローを利⽤しているなら、承認完了後、サーバ所定フォルダにファイルおよび承認情報を格納するだけでWWDS証憑アーカイブに⾃動登録できます。 再度、⽂書管理で登録は不要です。
①ファイルおよび検索属性(CSVなど)を所定フォルダに格納するだけで、タイムスタンプを付与しながら⾃動保存することが可能です。
②Word、ExcelなどPDFファイル以外にもタイムスタンプを付与し保存が可能です。

検索属性の自動取込

経理システムや会計システムで登録した検索属性を、サーバ所定フォルダに格納するだけで、WWDS証憑アーカイブに⾃動格納できます。
⽇付、相⼿先、⾦額など、ERPとWWDS証憑アーカイブに2度⼊⼒する必要はありません。

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検索表示連携

WWDS証憑アーカイブでは、検索・表⽰⽤APIを公開しています。ERPに検索・表⽰⽤URLを設定できれば、ERPから証憑の表⽰が可能です。
ERPで検索後、再度WWDS証憑アーカイブで検索する必要はありません。

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検索・閲覧

WWDS証憑アーカイブに登録した証憑ファイルは、⽇付や⾦額、取引先など主要な検索項⽬で属性検索ができ、タイムスタンプの⼀括検証が可能です。

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その他機能特長

  • サーバ、スキャナ等ハードウェアはベンダーフリーです。
  • バックアップについては、お客様ご使⽤のツールで実施できます。
  • データの⼀括出⼒もお客様にて実施できます。
  • タイムスタンプ付与のため、インターネット接続が必要です。

ユースケース

No. 社名 業種 従業員数
(導入時・連結)
対象書類 書類数 法要件 ERP/
会計システム
1 ⼤⼿製造業/
情報システム⼦会社
⾮鉄⾦属鉱業/
情報サービス
1万⼈以上 領収書、⾒積書、注⽂書、
検収依頼書、受領書、送り状、
納品書および上記書類写し
およびその他書類(申請対象外)
150万枚/年 スキャナ保存
電⼦取引
SAP
2 物流会社 運送業 約800⼈ 請求書、領収書 3.6万枚/年 スキャナ保存
電⼦取引
ProActive
3 不動産販売会社 不動産取引業 約500⼈ 請求書、出⾦伝票 6.4万枚/年 スキャナ保存 SuperStream
4 物流会社 運送業 約500⼈ 受領書、⾞別明細書 160万枚/年 スキャナ保存
⼀般書類
5 ベバストジャパン株式会社
詳しくは事例ページ参照
製造業 495⼈ 納品書 7.2万枚/年 スキャナ保存 SAP
6 セレサ川崎農業協同組合
(JAセレサ川崎)
詳しくは事例ページ参照
農業共同組合 1,164⼈ 請求書、領収書 36万枚/年 スキャナ保存 JA共通
Compass
7 ⽇産化学株式会社
詳しくは事例ページ参照
製造業 2402⼈ 請求書 8.4万枚/年 スキャナ保存 SAP
ワークフロー
8 ホームセンター ⼩売業 約1700⼈ 【国税関係書類】
請求書、銀⾏振込関係書類、
宝くじ精算書類
【社内書類】会計⽇報、
⽉次管理書類、決算関係書類、
契約書、店舗書類
1.8万枚/年 スキャナ保存 GLOVIA
9 外資系IT会社 情報サービス業 約170⼈ 注⽂書、貿易帳票 7.2万枚/年 スキャナ保存
電⼦取引
Microsoft
Dynamics AX
10 製造業 機械系製造業 約1200⼈ ⾒積書、注⽂書、請書、契約書、
納品書など20種類
8万件/年 スキャナ保存
電⼦取引
SAP

対応OS

サーバ

  • Microsoft Windows Server 2022 日本語版
  • Microsoft Windows Server 2019 日本語版
  • Microsoft Windows Server 2016 日本語版

※VMWare、AWS、Azureなどの仮想環境でも動作可能

クライアント

  • Microsoft Windows 11 ⽇本語版
  • Microsoft Windows 10 ⽇本語版

価格表

製品名 内容 ライセンス 年間保守※1 初年度保守
WWDS証憑アーカイブ
スタンダード
1,000万ファイル以内
・WWDS証憑アーカイブ 以下製品のライセンスを含みます。
  • HGPscanServPlusシステム連携
  • HGPscanServPlus PAdESオプション
  • HGPscanServPlus ファイル添付オプション
  • HGPscanServPlus PDFデータ抽出オプション(無制限版)
  • Entry Tool(5ライセンス同梱)
¥4,000,000 ¥600,000 有償
WWDS証憑アーカイブ
エンタープライズ
1,000万ファイル超
オープン価格 オープン価格 有償
追加Entry Tool
5ライセンス
PC5台ごとのパックライセンス ¥250,000 ¥37,500 有償
役務 内容 参考価格 年間保守※1 初年度保守
電子帳簿保存法
コンサルティング
ユーザ運用の法令適合性チェック、業務フロー作成支援、
文書管理規定作成支援
¥1,200,000~
基本設計、導入設計、
導入費用
基本設計、導入設計、導入作業 ¥1,800,000~
  • 1 タイムスタンプの契約、費⽤が別途必要です。
  • 参考価格の記載があるものは、お客様要件により費⽤が異なります。
  • 価格はすべて税別表記です。
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