事例紹介

ベバストジャパン株式会社 様 導入製品

WWDS証憑アーカイブ

HGPscanServPlus

倉庫に大量保管していた納品書をスキャナ保存対応で自動電子保管へ

概要

【導入成功のポイント】
導入にあたり検討したことは、運用について人手をなるべくかけない運用とすること。
経理システム「SAP」の改修や、書類フォーマットの変更が無いシステムとすることを前提とし検討した。

1.納品書をまとめてスキャンできるようにする検討
  納品書に付与されているバーコードについて、サプライヤと納品書番号単位にページを自動生成する。

2.目視確認がスムーズにできるようにする検討
  サプライヤ、納品書番号部分を拡大表示、かつページ送りを行っても、表示位置を変えず、拡大表示
  のままページ送り対応を行い、確認作業を容易にできるように対応した。
  各種テーブル等確認し、会社コードを会社名表示するなど、内容を一瞬で判別できるように対応した。

【対象書類】
 種類:サプライヤからの納品書
 数量:6,000件/月
 会計システム:SAP

【スキャン】
 方式:集中スキャン、1箇所 (担当者が1日数回まとめてスキャン)
 スキャナ台数:1台 
 スキャナ種類:コニカミノルタ製複合機 bizhub

【申請コンサル】
 ベバスト ジャパン様にて申請実施 
 広島県西条税務署に申請実施

【ソリューションパートナー】
 コニカミノルタジャパン株式会社
 プライムとしてプロジェクトの管理、システム監修
 複合機の設定実施

こんなことを実現しました!

  • ERP稼動後に紙による業務運用で工数増加、社内各部門からの要望でもあった、文書電子化、ペーパーレス環境にすることでの業務改革
  • 対象文書の中に国税関係書類「納品書」があり、電子帳簿保存法  に対応した「WWDS証憑アーカイブ」を導入
  • 問合せ業務を電子データで簡単に検索可能となり、業務効率化を実現

ITグループ 金後 様

ITグループ 金後 様

導入のきっかけを教えてください

電子化することが決定した対象文書の中に「納品書」があり、国税関係書類のため、スキャナ保存対応をしなければなりませんでした。コニカミノルタ社製複合機を導入しており、スキャナ保存対応製品についてご相談したところ、「WWDS証憑アーカイブ」を紹介いただき、導入実績が豊富で安心できましたので決めました。

導入前の業務はいかがでしたか

大量の書類を倉庫に保管していました。紙での保管は管理、維持する労力も必要ですし、倉庫建設も、700~900万くらいかかります。

導入後の効果はいかがでしょうか

 スキャンしただけで、自動で指定フォルダに書類が分類保管されるようになりました。また、大量の納品書から、ボタンひとつで探せるようになり、とても楽になりました。

今後の展望をお聞かせください

 電子化する対象文書の拡大を検討しています。不定形の書類や、さまざまなフォーマットの帳票などもあるので、ハイパーギアさんのエリアOCR機能や、帳票認識機能を使用した運用を検討したいと思います。

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