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e-文書法対応

2005年にe‐文書法が施行され、電子データとして作成された文書だけでなく、紙文書をスキャンして画像ファイルとしたものに対しても、一定の要件を満たせば電子文書として保存が認められるようになりました。国税関係では注文書や請求書など、医療関係では同意書や紹介状などを電子化、データ化することにより、業務効率向上によるコスト削減の効果があります。

1.e-文書法とは

2005年(平成17年) 4月に施行された、
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」
の2つの法律の総称が「e-文書法」とされています。
国が民間事業者に保管を義務付けている文書は紙文書を前提としていましたが、e-文書法施行により各府省が省令によって定める要件を満たすことで電子文書(電子ファイルとして作成した文書)、電子化文書(紙文書を電子化した文書)による保管が認められています。
電子文書の見読性、完全性、機密性、検索性の技術要件が定義され、対象となる文書の種類に応じて必要な要件が異なります。

【見読性】
必要に応じ電子化文書に記録された事項(画像読取装置により読み取ることにより作成された場合には、必要な程度で画像読取装置により読み取られた書面の内容)を出力することにより、直ちに整然とした形式及び明瞭な状態で使用に係る電子計算機その他の機器に表示及び書面を作成できること。
【完全性】
電子化文書に記録された事項が保存義務期間中に滅失し、又はき損することを防止する措置を講じていること。
電子化文書に記録された事項について、保存義務期間の間において当該記録事項の改変又は当該電磁的記録の消去の有無又はその内容を確認することができる措置を講じていること。
電子化文書に記録された事項について、保存義務期間の間において当該記録事項の改変又は当該電子ファイルの消去を抑止する措置を講じていること。
【機密性】
電子化文書に記録された事項へのアクセスを許されない者からのアクセスを抑止する措置を講じていること。
【検索性】
電子化文書に記録された事項について必要な程度で検索をすることのできるよう、事項を体系的に構成する措置を講ずること。

2.関連法令・ガイドラインと対象書類

●国税関係書類
領収書、請求書、納品書、契約書 など
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
電子帳簿保存法取扱通達
●医療
カルテ、処方箋、問診票、手術同意書 など
医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第5版」 厚生労働省
●建築
建築確認等の申請書 など
建築確認手続き等における電子申請の取り扱い(技術的助言)」 国土交通省:国住指第394号

その他の書類でも、e-文書法の要件を満たした電子化により、電子ファイルを原本として保管することが可能です。
詳細は以下、内閣府のHPを参照ください。
https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/e-bunsyou.html

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