よくある質問

電子取引スタートパックに関する質問

  • 下記にてご案内可能です。
    ・文書数→2000/4000/8000文書から選択ください
    ・試用版ご利用の費用→無料
    ・試用期間→お申込みいただいた月の翌月末まで
    ・利用できる機能→製品版と同じ、機能制限なし
  • 問題ありません。国税関係書類としてその内容を記載した部分を変更するわけではなく、ファイルの管理情報を変更するだけですので問題ありません。
  • 今のところございません。内容によっては可能かもしれませんので、どのような連携をしたいかお聞かせください。
  • Filing Serviceの利用者数による制限はありません。
  • はい、Entry Toolの画面上に「処理済みの文書数/年間処理可能文書数」が表示されます。Entry Toolを起動した際に最新情報を読み込みます。
  • 最大2ヶ月間試用できる試用版をお貸し出ししております。
    年間2000文書以下と、年間2000文書を越える場合とで製品機能が一部異なりますので、想定される文書数をお伝えください。
    文書数が不明な場合は4000文書ライセンスで試用版をご提供いたします。
  • はい。電子ファイルはコピーしても同一であるため両方とも原本です。電子ファイルをコピーしても改ざんとはなりません。バックアップアーカイブから、電子ファイルを元に戻しても改ざんとはなりません。
  • 登録時に入力ミスがあった場合、管理者の方が削除を行うケースがあります。 訂正・削除の方法については規程に定めたルールで、作業者と管理者を別の者とし、作業を行う場合は、事前に管理者に申請承認を得てから行う必要があり、作業内容を報告書として記録・保存する必要があります。製品同梱の規程の雛型に、一般的な対応の例を記載しておりますので、そちらをご参考に貴社での運用をご検討ください。
    ログ保管は法令の必須要件ではありませんので、本製品には機能搭載しておりません。
  • はい、Entry Toolの画面上に「処理済みの文書数/年間処理可能文書数」が記載されており、Entry Toolを起動した際に読み込みます。
  • はい、上位エディションへのアップグレードは差額ででき、ライセンスキーの入力で対応可能です。
  • はい、「半角/全角」、「ひらがな/カタカナ/漢字」、「大文字/小文字」はすべて区別されます。
  • 利用するユーザのPCそれぞれにEntry Toolがインストールされていれば、同時にご利用いただくことは可能です。
    ただし、同時に同一のファイルへの処理を防ぐため、登録対象フォルダはご担当者毎に作成してください。
  • 料金体系は、Filing Serviceでの年間処理文書数によります。
    詳細は製品カタログを参照してください。
  • すでに同一名称のファイルが存在した場合は、新しいファイルの末尾に括弧数字を付与し上書きを防止します。
    例)20211025請求書_HG_20000.pdf   20211025請求書_HG_20000(1).pdf
  • 可能です。ただし、設定情報で利用する「取引先名.csv」の書式に合わせて編集する必要があります。
  • Filing ServiceおよびEntry Toolのいずれにもユーザ登録は不要です。
    Entry Toolのご利用数についても上限は設けておりません。
  • はい、個人のデスクトップフォルダ、サーバの共有フォルダのいずれも指定が可能です。 管理上、サーバの共有フォルダの利用を推奨します。
  • はい、クライアントユーザ数は関係ありません。
    ただし、Entry Toolは導入する台数分のライセンスをご購入いただく必要があります。
  • ファイル名の長さは最大256バイト(全角で最大128文字)が上限です。
  • 上位製品をご用意しておりますが、注意事項の説明が必要ですので営業にご相談ください。
    ファイルサーバだけで大量のPDFファイルを管理すると検索時間がかかるようになるためお勧めいたしません。
  • 電子取引スタートパックでは、パスワード付PDF、電子署名・タイムスタンプ付PDFも、PDFにPDFポートフォリオとしてファイル添付し保存します。
    ただし、開くパスワードが設定されている場合は、電帳法の要件でパスワード、暗号化を解除したPDFで閲覧できるようにする必要があります。

    PDFのパスワードには下記の2種類があり、それぞれ対応方法が異なります。
    1.権限パスワード
    編集禁止や印刷禁止等、PDFファイルへの制限を変更/解除できないようにするために設定するパスワードです。
    受領するPDFでは、先方から表示や印刷は許可、ただし内容の変更は不可の状態で送付されてくる場合があります。
    このようなPDFは電子取引電子取引スタートパックのファイル添付機能で処理する必要があります。
    また、既にタイムスタンプが付与されているPDFも、同様にファイル添付機能で処理する必要があります。
    2.開くパスワード
    開くパスワード付きPDFは暗号化を解除した上で保存することが必要です。(取扱通達7-1)。
    開くパスワード付きPDFはそれを解除するか、パスワード無しのPDFファイルを受領して保存する必要があります。
  • 電子取引スタートパックでは、パスワード付PDFもPDFにファイル添付することで保存することが可能ですが、電帳法の要件で暗号化を解除したPDFで閲覧できるようにする必要があります。
    なお、PDFのパスワードには下記の2種類があり、それぞれ対応方法が異なります。

    1.権限パスワード
    編集禁止や印刷禁止等、PDFファイルへの制限を変更/解除できないようにするために設定します。
    受領するPDFでは、先方から表示や印刷は許可、ただし内容の変更は不可の状態で送付されてくる場合があります。このようなPDFは前述のファイル添付機能で処理する必要があります。
    また、既にタイムスタンプが付与されているPDFも、同様にファイル添付機能で処理する必要があります。
    2.開くパスワード
    開くパスワード付きPDFは暗号化を解除した上で保存することが必要です。(取扱通達7-1)。
    開くパスワード付きPDFはそれを解除するか、パスワード無しのPDFファイルを受領して保存する必要があります。
  • 年間処理文書数により2,000/4,000/8,000文書の3エディションがあります。
    画面上の文書数カウントには処理済みの文書数と、年間処理文書数の上限が表示されます。
    文書数カウントは1年経過後リセットされます。
  • 該当ExcelファイルをPDFに添付して保存するか、送付する見積書をExcelとPDFにし、PDFを控えとして保存してください。
    ExcelファイルをPDFに添付するためには、Adobe AcrobatなどのPDF編集ソフトウェアが必要です。
  • 書類判別のポイントに関するご説明資料を提供いたします。弊社営業にお問い合わせください。
    その資料を基に書類の洗い出しをお願いいたします。
    電子帳簿保存法対応に関するコンサルティングは、弊社製品を導入する前提での有償提供です。
  • 入力値を間違えた場合は、以下の2つの方法があります。
    1)ファイル名につけた入力値を修正する。
    管理者に依頼しファイル名を変更してもらう必要があります。ただし、入力時にPDFカスタムプロパティに登録されている入力値はすでにファイルが編集禁止となっているため修正できません。ファイル名が正しければ検索は可能です。
    2)元ファイルを登録しなおす。
    システム登録前のデータは登録後すぐには削除せず、一定期間保存しておく運用が必要です。間違えて保存したファイルは、管理者へ依頼し削除してもらうなど規程に定めた方法で処理してください。
  • 4000文書、8000文書ライセンスの場合、属性項目の設定の追加が可能です。
    属性項目設定は10件まで追加することができ、PDFカスタムプロパティとして登録されます。
    2000文書ライセンスでは、属性項目の設定の追加、削除、変更はできません。
  • 2000文書ライセンスでは、属性項目の設定の追加、削除、変更はできません。
    4000文書、8000文書ライセンスの場合、属性項目の設定の追加が可能です。
    属性項目設定は10件まで追加することができ、PDFカスタムプロパティとして登録されます。
  • 4000文書、8000文書のライセンスの場合、インストール後に変更可能です。
    「プルダウン入力」の設定では任意の値は追加できません
    「サジェスト入力」の設定では直接入力にすることができます
    「サジェスト入力」の場合、候補以外の値を入力し、それを記憶させ次回以降候補として表示します。
  • 文書種別ごとに自動的に項目名を変更することはできません。
    4000/8000文書の場合は入力項目の情報を10個まで設定できます。
    変更する場合は都度設定情報の読み込みが必要です。
  • 2000文書のみ、インストール時に選択し変更できません。
    4000/8000文書は、インストール後にフォルダ構成を任意に設定することができます。
    フォルダにファイル保存後、フォルダ構成を変更した場合は、ファイル移動はお客様自身で行ってください。
  • Microsoftの使用許諾の範囲外となるため、Windows® Strage Serverでアプリケーションソフトを動作させることはできません。
    NASサーバにインストールして使用することはできません。
  • いいえ、PDFセキュリティ機能は電子取引スタートパックに含まれています。 タイムスタンプ付与をしない場合は、ファイルへの改ざん防止措置としてPDFセキュリティが設定されます。 なお、法要件としては具体的にPDFセキュリティ設定が必要とはなっていませんが、改ざん防止措置として採用しています。
    一点、電子取引スタートパックはタイムスタンプの一括検証機能がないため、スタンプ付与だけでは法要件を満たすことができません。
    前提として、「訂正削除に関する規程の運用」が必須となっております。
  • はい。「電子取引保存」フォルダだけ予め作成しておき、そこをルートフォルダとして設定すると、以降は年、月、取引先名の各フォルダは自動作成します。 
  • 事前通知(残量が○%を切ったらメールなど)の機能はありません。
    Entry Toolというユーザ入力ツールに、ツール起動時点でのサーバ側処理済み文書数が表示されます。 なお、サーバ側で上限値に達した場合、Entry Toolからの登録は継続できますがその後の処理(フォルダ振り分け、セキュリティ設定など)が実行できない状態となります。
  • はい、そのとおりです。
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