事例紹介

セレサ川崎農業協同組合 様 導入製品

WWDS証憑アーカイブ

HGPscanServPlus

年3回、ダンボール「50箱」を3人でチェック。この作業が不要になりました。

概要

【導入成功のポイント】
 ・スキャナ保存だけでなく、業務効率を上げることを目的として設計を行った。
 ・会計システムがJA共通システムのため個別の改修ができなかったため、標準で外部出力されるデータに
  あわせて文書管理システムをカスタマイズ開発できた。
 ・サーバはセキュリティポリシーによりインターネット接続不可のため、別ネットワーク上のPCでタイムスタンプ付与できるようシステム構成を工夫した。
 ・試行運用中にスキャンニングの問題をつぶし、正式運用前に最適な運用方法を確立できた。

【対象書類】
 種類:各事業所の立替経費精算業務:領収書、請求書、領収書
 数量:10,000件/月、1件2,3枚
 会計システム:JA共通Compass-JA

【スキャン】
 方式:集中スキャン、1箇所、週2回 
 証憑は支出伺い書に重ねて提出。社内便にて本店へ配送。
 スキャナ台数:2台 (富士ゼロックス製複合機 / 富士通製スキャナ)

【申請コンサル】
 SKJ総合税理士事務所  袖山喜久造税理士 
 内田景俊税理士事務所 内田景俊税理士

【協力会社】
 富士ゼロックス神奈川株式会社
 プロジェクト管理、複合機・スキャナ構築、
 QR認識システム構築

こんなことを実現しました!

  • ペーパーレス方針に基づき、経理課の支出伺い書を含む経費領収書の電子化を検討したセレサ川崎農業協同組合様。経費精算領収書を電子化、保管することにより、年3回紙で行っている確認業務の効率化を実現した。従来、年3回まとめて行っていた伝票の処理チェックを週2回に変更し、紙伝票の確認作業の負担を大幅に軽減した。さらに、紙伝票確認の業務改革と、事務所スペースを確保し倉庫保管費用の削減することができた。

右:経理課課長   菅沼様<br />
左:経理課課長代理 唐戸様

右:経理課課長   菅沼様
左:経理課課長代理 唐戸様

導入のきっかけを教えてください

富士ゼロックス製複合機を導入し、ネットワーク化ができたのでそれを活用した業務効率化を検討、支出伺い書の電子化を行うことになりました。複合機と連携できる製品として、「WWDS証憑アーカイブ」を紹介いただきました。

導入前の業務はいかがでしたか

年3回、仮決算の後、本決算前後に各支店で保管、管理していた経費書類をすべて本店の経理課に送付、ダンボール約50箱を3人で処理していました。作業量が多く毎日遅くまで残業し、大変でした。
調査が必要な書類があると、該当する支店まで行き、倉庫から書類を探し出して確認しており、移動時間がかかり負担になっていました。

導入後の効果はいかがでしょうか

一年を通して、業務平常化を実現できました。
年3回のダンボール50箱送付、受取業務が無くなり、支店へ行って書類を確認するなど、大変な紙の扱いが一切なくなり、現在は本店の自席から各支店の書類がいつでもPCでチェックできるようになったので、
とても楽になりました。

今後の展望をお聞かせください

電子化の効果が大きかったので、経費清算のプロセスを全て電子化し、稟議書を電子決済して他の書類とのリンクも実現したいです。
ハイパーギアさんにはまた色々相談したいと思っています。

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