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会社案内

こんな課題があります。紙文書や電子文書は実はとてもやっかいだ。
企業情報の
80%は文書

1

販売管理から給与計算、今や ITを使っていない企業はありません。 これらは構造化情報、データベース情報と呼ばれものです。 実際の企業では、紙やFAX等の非構造化情報、文書と呼ばれるものが多く、およそ80%を占め、殆どが ITの恩恵を受けていません。 文書の IT化なしに企業の IT化は実現しません。

  • 構造化データとは
  • ERPをはじめとする経理・販売・製造などに使われるデータベースなどは、しっかりとした構造をもつものです。
    ITの活用は進んでおり、システムの移行も多くの実績があります。

  • 非構造化データとは
  • 電子化された文書など、決まった構造を持たず、データベースでは扱いにくいものです。
    これらはまだ、部分的にしか IT化されておらず、移行には多くの課題があります。

電子化!
数年後には!?

2

紙を電子化すれば、保管や劣化の問題が解決すると思っていませんか? 文書の電子化には、ワープロ化・スキャンなどが必要です。 それらには流行り廃りやバージョンアップがあります。 5年前のワープロデータ、外字が読めますか?今のOSで動きますか? 慎重にしないと電子化したために文書が読めなくなるのです。

電子化!
個人の自由?

3

基幹システムを社内の個人が決定することはありません。 給与計算のシステムが営業部と技術部で異なることはありません。 でも文書の電子化には、経験のある社員がボランティアでやり、会社としての方針がないというのが多くありませんか? 部署によりまったく違う文書管理システムを導入していませんか?

もともと
紙がない?

4

”紙を電子化する”時代は終わりました。
3DCADや社内共有のエクセルシートなど、最初から最後まで紙に一切出力しない電子文書、電子図面が増えています。新しい電子情報の管理、閲覧環境が必要な時代になってきたのです。たくさんの経験がある当社にぜひご相談ください。
もうパソコン
不要?

5

社内でのPCだけが情報共有環境ではなくなりました。
タブレットでもスマホでも、客先でも、電車のなかでも 電子文書がみれます。メールで答えたり、CRMも見れ ます。多くの制限がなくなりました。だからこそ、これ らの安全な活用が企業競争力の差に直結するのです。
捨てるコストを
電子化で節約

6


社内文書を紙で配布すれば、処分にシュレッダーが必要。 またちゃんと不要書類を回収するには、手間もコストもかかります。例えば有効期限付きPDFや社内でしか見られない電子化で、”廃棄コスト”を抑える考え方もあります。印刷コストだけでなく廃棄コストも抑えましょう。



いっしょに問題点を探りましょう。
あなたの会社の課題を教えてください。



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