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富士電機情報サービス株式会社は、富士電機グループに保管されているの完成図書の電子化などの情報サー微視を行っているが富士電機では、自社製品の設計図や仕様書などの完成図書類は、紙文書だけでなく古いものではマイクロフィルムなどでも保管されていた。
このため、紙の書類やマイクロフィルムを探したりその内容を閲覧する事が非常に難しく、エンジニアがどこでも閲覧できるという環境には程遠い状況だった。
また、古い紙の資料は劣化が進み、長期保存での課題も抱えていた。
このため、完成図書類を標準的な電子ファイルフォーマットに統一し、すでに社内に導入されている文書管理システムを利用して事業所内のエンジニアが、自分のパソコン端末から、自分の閲覧権限を使用して閲覧ができる環境を構築する事を目標として、検討をすすめることになった。
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全ての完成図書類を対象として考えた場合は数億ページになるのではないかという膨大な量のドキュメントが存在していた。長期保管性、閲覧性、安全性などの面から、電子ドキュメントの保存形式としてデファクトスタンダードとして定着しているPDFを選択する事になった。
このためマイクロフィルムと光ファイル、CADデータはデータ変換業者に依頼してTIFFに変換し、テスト段階では、このTIFFファイルをAdobe
Acrobatを使用してPDF化していたが生産性があがらないという問題があった。
このため調査したところ仕様が公開されているPDFでは、Acrobat以外でもPDFの作成が可能であることがわかった。
このため、Acrobat以外の製品も検討する事として、重視するポイントとして次の項目を決めた。
１）膨大な量のファイルを効率よくPDF化できること。
２）自動処理を前提として、高度な専門知識をもたないパート社員でも作業可能なこと。
３）ストックデータのPDF化と平行して、日々生産されるドキュメントのPDF化も可能であること。
４）PDF化したデータは、文書管理システムの全文検索機能により、検索が可能であること。
以上のポイントをカバーできるシステムを検討していたところ、ある複合機メーカーの営業担当の方から、ハイパーギア社のHG/PscanServを紹介された。
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また、紙からのスキャンのみではなく、マイクロフィルムから変換したTIFFファイルや、すでにスキャンされていた既存の画像ファイルもバッチ処理で透明テキスト付PDFに変換する事ができた。
これであれば、既存の画像ファイルを再変換のために、別なフォルダへ移動させるなどの手間も無く非常に生産性が向上すると判断された。
HG/PscanServでPDFに埋め込まれた透明テキストは位置情報をもっているので検索時に、対象文字をハイライト表示できる。
たた、このテキストファイルはPDFのファイルにレイヤーで張り付いており、プラグインなど追加しなくても、Adobe Acrobat
Readerだけで全文検索できるので、設計変更に必要な複数のドキュメントを文書管理システムからCD-ROMに書き出して、協力会社に配布しても、協力会社にはAdobe
Acrobat Aeaderだけがあれば、そのPDFドキュメントを検索しながら参照する事が簡単にできる。
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●属性情報のみの検索では発見できなかった意外な関連データが、見つかった
キーワードや属性のみで検索するシステムでは、フィル名や製品番号作成者などの限られた属性でピンポイントでファイルを探すしかなかった。
しかし、HG/PscanServのOCR機能で透明テキストレイヤーを付与したPDFとして登録された事により、関連しそうな言葉で検索をかけてみると、予想もしなかった情報が検索されてでてくる事がある。
これが意外とエンジニアの発想や想像力を刺激して、有効な場合が多い。
確かに、OCRは100%精度ではないが、主な属性情報のほか、ドキュメント本文の80%、90%以上の文字が検索キーワードとして使用できるなら、特に、googleのようなインターネット検索に慣れた人には非常に有効に使える付加価値と評価されている。
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社 名
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富士電機情報サービス株式会社 |
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設 立
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１９９４年３月１１日（平成６年） |
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資 本 金
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４億１千万円 |
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全従業員数
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７２０名（平成１５年４月現在） |
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年間売上高
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１７０億円（平成１４年度） |
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